Van egy működő ERP rendszere, amivel sokszor, sok helyen gond van? Olykor nagyobb problémák, máskor bosszantó apróságok? Folyamatosan energiát vesz el a kollégáitól és Öntől is a rendszer üzemeltetése? A plusz igények lassan és költségesen készülnek el? Mire bekerül egy módosítás gyakran már meg is találta a kiskaput, ami szükségtelenné teszi azt?
Ha magára ismert a fentiekben, akkor nyugodjon meg, nem evez egyedül ebben a csónakban. Sőt bizton állítom, hogy ez a normális egy testreszabott vállalatirányítási rendszer esetén. A megoldás legtöbbször mégsem a teljes rendszer lecserélése, sokkal inkább a hibás folyamatok áthidalása, valamint az automatizálás és kontrolling erejének a használata.
Mindehhez a kulcs egy másik szoftver, melynek neve üzleti intelligencia vagy BI (Business Intelligence). A jó hír pedig, hogy bevezetése mondhatni standard fogfehérítés a komplett állcsontsebészeti műtéthez képest, és az ára pusztán töredéke egy komplex ERP költségeinek.
Amennyiben éppen gondolkodik rajta, hogy lecseréli meglévő vállalatirányítási rendszerét, úgy a legjobbkor olvassa ezeket a sorokat! Ne aggódjon, szó sincs arról, hogy rá akarnám beszélni bármely más vállalatirányítási rendszerre. Mi több, annak ellenére, hogy a Dyntell fő bevételi forrása ERP rendszerek bevezetése, le is szeretném beszélni arról, hogy lecserélje a meglévő szoftverét!
Amikor a váltás elkerülhetetlen
Noha vannak olyan helyzetek, amikor a váltás elkerülhetetlen és szükséges, ez az alternatíva csak az esetek kis részében térül meg: szerencsésebb, ha a meglévő rendszerét alakítja úgy, hogy jobban kiszolgálja a vállalkozása igényeit.
Egy ERP bevezetése vitathatatlanul hosszú és pénzügyileg megterhelő folyamat, és bármit is ígérjen a másik rendszer értékesítője, biztos lehet benne, hogy az új rendszer bevezetése is költséges és fáradságos időszak lesz.
Az ERP bevezetésnek két fontos feladata van a cégénél:
- A vállalati folyamatok kialakítása
- Az adatok felvitele
Ha ez a két cél – legalább kis mértékben – teljesült a bevezetés során, akkor nincs teljesen veszve az ügy. Ugyanis mind a folyamatot, mind az adatok bevitelét lehet még finomhangolni a továbbiakban kiegészítő eszközökkel (erre alább példákat is írok), vagy az adott rendszeren belül.
Üljön le, és nézze meg más szemszögből a jelenlegi helyzetét:
- a költségeken lehet optimalizálni,
- a támogatást nyújtó csapatot le lehet cserélni,
- az automatizálást lehet növelni és az információt ki lehet nyerni a meglévő adatokból.
Mindezekhez nem kell rendszert cserélni!
Alább talál némi útmutatást a fájdalompontok kezelésére, de persze nem fogok tudni felsorolni minden lehetséges problémát. Ha nem találja meg magától a megoldást, úgy javaslom, forduljon előbb független szakértőhöz a helyzet analizálására, de a csere csak az utolsó lehetőség maradjon.
Testreszabás mizéria
Amikor már azzal keresik Önt a kollégái, hogy módosítani kellene a programon, összeszorul a gyomra, hisz látja maga előtt az újabb több hét kommunikációt, és sok százezer, ha nem millió forintos költséget. Pedig muszáj, hisz elvárja a vevő, jogszabályváltozás van, az új középvezetője szeretné látni azt az adatot is stb.
Vegyük a legegyszerűbb módosítást: egy egyszerű kimutatásra – pl. kintlévőségek – szeretne feltetetni egy plusz oszlopot, mert azt is látni akarja, hogy az adott cég, aki tartozik Önnek, milyen éves forgalmat bonyolít a vállalatánál. Felveszi a kapcsolatot a vállalatirányítási rendszer fejlesztőjével, megfogalmazza mit szeretne, mire ők adnak egy igen borsos árajánlatot a megvalósításra.
Ilyenkor minden bizonnyal úgy érzi, át akarják vágni és csak a sokadik bőrt is lenyúzni Önről, el kell áruljam – lévén én belülről, a szoftverfejlesztő cég oldaláról látom ezt a folyamatot -, hogy meglehet egyszerűnek tűnik, de ez valóban egy nagyon erőforrásigényes feladat. A fő probléma az ERP adatkezelési filozófiája, ami minden tranzakciókezelő rendszerben azonos: nem arra lett kitalálva, hogy gyorsan és rugalmasan lehessen változtatni a beégetett folyamatokon.
Végül persze úgy dönt, megrendeli a plusz oszlopot a kimutatásra, ki is fizeti a díj felét, hogy elkezdjék a munkát, majd vár, vár és… vár. Röpke hetek, hónapok alatt elkészül az új fejlesztés, ám amikor megkapja és teszteli, majdnem idegösszeroppanást kap: hibásan számol a program. Hiába reklamál, a fejlesztő megmagyarázza Önnek, hogy nem jól specifikálta az igényeket, és úgy is lehetett érteni, ahogy ők számolják ezt az összeget. Majd kezdődik elölről az egész…
Hamarosan bemutatok egy rendszert, melynek segítségével ugyanez a feladat néhány perc, de legfeljebb néhány óra és akár Ön is meg tudja csinálni. A megoldás mindössze két betű: BI.
“Senki nem tölti a rendszert”
Mire jó egy magánrepülőgép, ha csak áll az udvaron, mert senki nem tudja vezetni? Bevezetett egy informatikai rendszert, de az alkalmazottai csak szidják, és állítják, képtelenség használni. Mindezt nyilván számos színes példával tálalják Ön felé. Legtöbbször csak néhány olyan ember van, aki nem rögzíti az adatokat, viszont a rendszernek az a tulajdonsága, hogy ha valaki nem követi, mindjárt felesleges is az egész, így értelemszerűen a többiek se fogják használni egy idő után.
Machiavellitől már több mint 500 éve tudjuk, hogy az új rendszernek elsősorban ádáz ellenségei vannak, akik vesztenek az új bevezetésével, és a rendszer bevezetője csak lagymatag támogatásra számíthat azoktól, akik nyerni fognak az újjal. Ez Önnél is pontosan így van. Az emberei könnyebben megtalálják azokat az “okokat”, hogy miért nem tudják használni a rendszert, mivel előtte nem volt szükség az adatok fárasztó adminisztrálására, vagy senki sem nézte, mennyi izzó van raktáron, és különben is, az otthoni lámpákba tökéletesen jó, amit levesznek a polcról.
Keménynek kell lennie, amikor az ERP rendszer használatáról van szó. Mindenkinek kötelezővé kell tenni a használatot, és nem szabad elfogadni a kifogásokat. Ez persze tényleg lehetetlen feladat egy olyan kontrolling rendszer nélkül, ami folyamatosan figyeli az adatokat, és azonnal jelzi Önnek, ha valami nem úgy került rögzítésre, ahogyan kellett volna.
Például ha van egy olyan szabály, hogy a legkorábbi lejárati idejű festéket kell felhasználni a gyártásban, akkor egy jó BI rendszer riasztást tud küldeni a raktárvezetőnek, amikor valaki olyan festéket akar felhasználni, aminél van régebbi.
A BI workflow automatizálással minden előforduló problémára tud egy üzenetet, szabályt, folyamatot definiálni, ami automatikusan lefut, ha az adott hiba vagy probléma ismét jelentkezik.
Csekklista az Ön jelenlegi vállalatirányítási rendszeréhez
Ha már sikerült valamelyest elbizonytalanítani ERP rendszere lecserélése kapcsán, úgy íme egy lista, melynek pontjait érdemes megvizsgálni a jelenleginél:
- Van-e olyan kicsit is hasonló cég, aki használja azt a rendszert?
Kérjen referencialátogatást az ERP szállítójától (jobb később, mint soha). Ha van működő referencia, akkor lehet használni a rendszert és ezt a kétkedő alkalmazottaknak is megmutathatja. - Van-e megfelelő kulcsfelhasználó a cégénél?
Jobb, ha először a saját portáján kezdi el a vizsgálódást. A sikeres bevezetés legfontosabb eleme az Ön alkalmazottja, aki koordinálja a bevezetést a cégénél. Fontos, hogy valamelyest rálásson a cég minden folyamatára, és rendelkezzen tekintéllyel.
Ha ez a kulcsfelhasználó Ön, akkor a bevezetés teljes kudarcra van ítélve. Miért? Mert Önnek cégvezetőként erre egyszerűen nincs ideje, és ez nem is feladata. - A döntésekhez szükséges információkhoz minden adat rögzítésre kerül a rendszerben?
Vegyük például az önköltséget: vezesse le papíron vagy Excelben, hogy a szükséges mélységű önköltségszámításhoz milyen adatokra van szüksége. Célszerű, ha nem egy össz-önköltséget, hanem termékenkénti, de legalább termékcsoportonkénti költségeket vesz alapul. Ha talál olyan alapadatot, ami nem kerül rögzítésre az ERP-ben, akkor azt meg kell oldani valahogy. - Hol vannak a sebek?
Írja össze azokat a problémákat az ERP-vel kapcsolatban, amik gátolják a használatot, vagy amik a problémákat okozzák. Ha összeállt a lista, akkor beszélje ezt meg egy független szakértővel (de lehetőleg ne egy konkurens ERP értékesítőjével, mert azt pontosan tudja, hogy ő mit fog mondani).
Ha ezeket a lépéseket kipipálta, akkor felléphet a vállalati informatika következő szintjére, vagyis elkezdheti használni az üzleti intelligenciát.
Business Intelligence (BI)
Bármit is jelentsen ez a két betű, majdnem biztos, hogy a megoldás az Ön számára. Egy BI bevezetése határozottan kisebb költséggel jár, és nem utolsó sorban rendkívül gyors is. Üzemeltetése egyszerűbb, és elég, ha a szervezeten belül egy felhasználó ért hozzá mélyebben, nem kell felhasználók tucatjait oktatni és rávenni a rendszer használatára. Míg egy új ERP bevezetése súlyos milliókat és sok száz óra veszteséget jelent a dolgozók számára, addig egy BI-al fájdalommentesen be tudja foltozni a lyukakat.
A hiányzó adatokat ezentúl Excelbe is rögzítheti, hiszen egy jó BI onnan is el tudja érni az adatokat, hogy összekösse azokat az ERP adataival. Meglehet, ez a módszer nem túl elegáns, viszont garantáltan működik. Annál elegánsabb, amikor beállítja a teljes kontrollhoz a workflow rendszert, üzeneteket küldve ezáltal azoknak a felhasználóknak (vagy vezetőiknek), akik nem úgy, vagy nem azt csinálják, amit épp kellene.
A meglévő adatokból az információ kinyerése egy rövid oktatás után az Ön számára is sokkal egyszerűbb lesz. Nem kell bonyolult testreszabásokat specifikálni, csak néhányat kattintania a grafikonon, akár a cégétől távol a weben vagy a mobilodon.
Persze mielőtt még ebbe is fejest ugrik, hadd hívjam fel valamire a figyelmét. Tartsa szem előtt, hogy a jelenlegi ERP rendszere kiválasztásánál bizony Ön követte el a legnagyobb hibát, amiért nem volt elég körültekintő. Arra kérem, ne kövesse el ezt a hibát újra!
Tesztelje le a BI-t és a szoftver mögött álló csapatot. Adjon nekik oda egy problémát, készítsenek rá vizualizációt és küldjék el Önnek emailben! Érdemes komolyan vennie ezt a feladatot, és olyan kérdést feltenni számukra, ami valóban érdekli, és amit nem lehet triviálisan kinyerni az ügyviteli adatok közül. Egy ilyen feladatnak bele kell férnie az IT cég értékesítési büdzséjébe, vagyis a jobbaknál ezért fizetnie sem kell.
Oké, de hogy foltozza be az ERP lyukait ez a BI?
(Vigyázat, erős szakmai tartalom következik!)
Számtalan olyan funkció van, ami ugyan a vállalatirányítási rendszerből is elérhető, de a BI-ban sokkal egyszerűbben és rugalmasabban állítható be. Az ERP fejlesztések lassúak és drágák, a BI riportot viszont Ön is össze tudja rakni, és nem derül ki a végén, hogy nem is így gondolta.
Néhány példa arra, hogy hogyan lehet foltozni az ERP funkcióhiányait:
- A kötelező mezők beállítása macerás lehet az ERP-ben, főleg akkor, ha pl. egy új cikk felvitelénél meg kell vizsgálni számos körülményt, hogy az adott mező kötelező-e. Ezért sok ügyfelünk a BI-t használja a kötelező mezők kiváltására: pl. ha úgy kerülnek be a cikkek, hogy nincs könyvelési cikkcsoportjuk vagy kontírozás típus, akkor a beállított riasztás küldi a pénzügyi vezetőnek a hibalistát hetente.
- Sokszor nincs arra sem lehetőség, hogy egy cég végigkövesse ERP-ben egy vevői rendelés bizonylatláncát. Több rendelésből szállítólevél vagy picklista, több szállítólevélből több számla, ki tudná azt követni, hogy az adott cikk le lett-e valóban számlázva. Van aki tétel/fej szinten akar erre kimutatást, pl. hogy sorban lássák, mely vevői rendelésből melyik szállítólevél készült el, mely picklistából melyik szállítólevél, mely szállítólevélből készült számla, és mindezt egy táblázatban, soronként.
- Egy másik riport abban segít a könyvelőnek, hogy ellenőrzi, adott bizonylatokhoz tartozó könyvelési bizonylatok megfelelő periódusra esnek-e, illetve hogy egyáltalán minden bizonylat könyvelve van-e.
- Vannak olyan esetek is, amikor egy BI sokkal rugalmasabb tud lenni, mint az ERP:
- Sok helyen használatos a fizetési felszólítás vagy korosított számla kimutatás. Azért használják BI-ból, mert sokkal több az opció a személyre szabásra.
- Mások arra kérnek kimutatást, hogy minden értékesítő megkapja a hozzá tartozó ügyfél kifizetetlen számláit, illetve, hogy ezt automatikusan küldje ki a szoftver az email címekre, mindenkinek csak a sajátjait.
- Másik eset a dolgozókkal kapcsolatos kimutatások, mivel általában több helyen lehet a dolgozó kitöltve, pl: bizonylaton, a bizonylat albizonylatán, szerződésen. BI-ban tudjuk szabályozni, hogy mikor honnan melyik dolgozóval számoljon. Ugyanez érvényes az értékesítőre is. Van olyan cég, ahol az értékesítő lehet, hogy a dolgozó mezőben szerepel, ha az mégis üres, akkor a munkapontnál levő értékesítő, ha az is üres, akkor a cégnél lévő értékesítővel kell számolni.
- Jutalékrendszerben vagy teljesítménybérnél a fizetések kiszámításánál lehet nagy segítség a BI, hiszen a bért mindenki más rendszer alapján akarja számolni, más képletekkel, feltételekkel.
- Van olyan ügyfelünk, aki csak azért rendeli be a készleteket egy BI kimutatás alapján, mert a korábbi évek készletmozgásait szereti dinamikusan megjeleníteni.
Egy jó BI rendszerrel a riportok elkészítését és a megfelelő emberek számára történő eljuttatását egyszerűen automatizálhatja. A lehetőségeknek pedig csak a képzelet szab határt.
Ha cikk elején még cserélni akarta az ERP rendszerét, bízom benne, hogy sikerült megspórolnom Önnek néhány millió felesleges költséget!
