A kongresszus egyik szekciójának kérdése az volt, hogy hogyan lehet időben, jó adatokhoz jutni, amiből a vezetők képesek megfelelő döntéseket hozni. Az első fontos pont, mit is mérünk a szervezetben. Mit szolgál ennek a dolognak a mérése, és ez milyen összefüggésekbe hozható a cég egyéb adatival, mérési pontjaival. Ez ugyanis nem mindig értelemszerű, ráadásul egy szervezet minél nagyobb, annál kevésbé lehet már egy fejjel átlátni.
Még a nagyok sem mindig…
Az egyik előadáson Kálmán László elmondta, a MOL 2012-ig nem mérte az extra logisztikai költségeket, így a válság során jelentkező hatalmas kiadás mennyiséget sem volt mihez viszonyítani, így nem lehetett pontosan látni, mekkora a “baj”.
Rend a lelke
Az email- és dokumentumkezelés két nagy problémája a kereshetőség és rendszerezés. Károly elmondta, hogy a fehérgallérosok munkaidejük akár 20-35%-át is a levelezéssel tölthetik. Ennek az időnek 10-12%-a csak az, hogy keresünk egy korábbi levelet, vagy épp azt a kollegánkat hívjuk, akiről tudni véljük, hogy tudja, hol van a levelezés az adott projektről. Ez egy 100-200 fős cég életében komoly adminisztrációs időveszteség, és akkor még a dokumentum- és eseménykezelést nem vettük számításba. A megoldás lehet egy strukturált projektvezetés, lásd az alábbi ábrán:
Három szó: Pénz, Pénz, Pénz
Pénz_1: Egy nemzetközi HORECA lánc példáján bemutatva világossá vált, hogy rövid, 2-3 hetes akciós kampányok monitorozása mennyire fontos és milyen sok pénz múlik rajta. Mit látunk? Bizonyos kedvezményszint felett (30%) már vastagon veszteséget termelt az adott kampány. Ha ezt tudjuk a 2. nap után, akkor be lehet avatkozni, viszont ha a kampány végén tudjuk meg, akkor nem lesz okunk az örömködésre.
Ezt az információt nemcsak kampányra, de üzletre, cikkcsoportra, cikkre, sőt, napszakra is bonthatóvá lehet tenni. A kérdés mindig az, mit, hogyan és miért mérünk.
Pénz_2: A gyártó cégek számára lehetőség az energetikai szolgáltatókkal kötött ún. menetrend megállapodás. Ekkor negyedórás ciklusokra bontva lehet leadni a szolgáltató felé a várható energetikai felhasználást. Ezt +- 6 %-os tűrés elérése esetén mWh 0,25EUR és 1EUR között honorálja a szolgáltató (a meglévő bónuszokon felül, és ha nem találja el, akkor sincs büntetés).
Tehát csupán azzal, hogy tudjuk mit, hogyan és miért mérjünk, már meg is takarítottunk évi 1.000.000-3.000.000 Ft-ot egy átlagos év 3-5.000 mWh felhasználással. És ezért még csak befektetni sem szükséges.
Pénz_3: Egy EKAER szám helytelen adminisztrációja és annak bekerülése a NAV-hoz okozhat fejfájást, na meg komoly büntetést is. Ezt megelőzendő, létezik olyan riasztás funkcióval ellátott vezetői döntéstámogatási rendszer, ami előre, vagy éppen akkor jelzi a nem megfelelő adatrögzítést, valamint a kimenő adatforgalmat.
A példa alapján egy tízszeres áron értékesített szállítmány indult útnak, melyet a NAV munkatársai azonnal detektáltak, és megállították a kamiont.
Az adatok utólagos vizsgálata során kiderült, hogy a probléma látható volt, csak nem volt megfelelően monitorozva.
Összefoglalva: a pénzhez kapcsolódó folyamatok mérése, monitorozása, ennek ciklikussága és helyessége megfelelő eszköztárra találhat a vezetői informatika világában. A modern cégvezetés egyik építőköve a helyes használat.
Még a fociedzők is ezt használják
Az előadás záró részében a holland football válogatott edzője summázta, miért is fontos az adatok mérése és vizsgálata a sportban. Azt már tudjuk, hogy ők VB 3. helyen szerepeltek egy nem túl acélos gárdával. Tudta Ön, hogy a németek is komoly IT háttértámogatást kaptak? A prezentáció itt érhető el.
